Apa yang harus HR lakukan untuk karyawan yang akan keluar?

Anda sebagai HR sudah tentu biasa melakukan interview calon pekerja. Banyak sekali teori yang membahas mengenai metode, trik, tips atau cara dan lain sebagainya yang berhubungan dengan interview calon pekerja. Namun tahukah anda bahwa karyawan yang mengundurkan diri juga perlu dilakukan interview?

Apa itu exit interview? Ada banyak sekali definisi tentang exit interview, namun secara garis besarnya adalah wawancara yang dilakukan untuk karyawan yang akan meninggalkan perusahaan (memutuskan hubungan kerja dengan perusahaan). Tujuan dari exit interview ini adalah untuk mengetahui faktor yang mendasari keputusan karyawan untuk keluar sehingga secara umum dapat memberikan feedback untuk Perusahaan kedepannya. Feedback itulah yang menjadi salah satu dari sekian banyak faktor untuk membuat arah kebijakan Perusahaan kepada karyawan.

Lalu apa saja yang harus anda tanya pada saat exit interview itu? dan bagaimanakah bentuk form nya. Anda dapat melihat contohnya di Exit Interview.

Ingat, tujuan utama dari exit interview yang kita lakukan adalah, mencoba mengetahui dasar mengapa si karyawan tersebut mengundurkan diri, sehingga setelah kita tahu dasar alasannya maka kita dapat menerapkan fungsi-fungsi HR yang lain seperti pembinaan karyawan. Mengapa pembinaan karyawan?. Yups.. anda benar !. Bisa jadi karyawan tersebut resign karena alasan yang masih dapat diperbaiki dengan cara kita memberikan penjelasan lebih rinci tentang apa yang dijadikan dasar alasannya tersebut. Misal kurangnya komunikasi dengan atasan sehingga karyawan merasa tidak nyaman dengan atasannya, bingung dengan pembagian kerja yang dilakukan atasan, kurang mengetahui budaya perusahaan, merasa dicueki teman, merasa dibohongi Perusahaan. Itu adalah sekelumit alasan-alasan yang HR dapat "bantu" menerangkannya kembali, menjelaskannya lebih detail, menyambungkan dengan pihak terkait dll.

Baca Juga: Contoh Form Hasil Interview

Yahh tapi kebanyakan karyawan resign itu pasti alasannya klasik om HR Practice, karena udah diterima ditempat yang baru dengan gaji lebih besar? So why? Tetap saja kita harus lakukan exit interview. Justru kita dapat mengetahui lebih lanjut tentang alasan tersebut. Kalau memang karyawan tersebut sangat potensial, berprestasi, sangat penting dll maka tidak ada salah nya juga kita dapat lakukan pembaharuan perjanjian kerja (didunia sepakbola hal seperti itu sudah biasa, kita sering dengar kan antara pemain dengan club memperbaharui kontrak mereka?). Lho kok jadi sepak bola?

Selanjutnya apabila exit interview telah dilaksanakan maka yang harus kita lakukan adalah melakukan exit clearance. Apa fungsinya exit clearance tersebut? adalah memastikan bahwa karyawan yang resign tersebut telah melakukan serah terima mulai dari pekerjaannya dan perlengkapan kerja yang di"pinjamkan" kepada nya. Anda dapat melihat contoh form nya disini: Exit Clearance Form

Pelengkap selanjutnya adalah surat pernyataan dari karyawan tersebut. Lihat Contoh Surat Pernyataan

Apakah ada lagi? Tentu ada. Anda harus menghitung hak-hak ybs. Mulai dari Gaji sampai dengan hari terakhir ybs bekerja, Uang Pisah (Bila ada), Kompensasi Cuti (Bila masih ada sisa hak cuti belum dipakai), Biaya ongkos pulang dan lain-lain yang telah diperjanjikan atau diatur di PP atau PKB. Lihat Pasal 162 UU No. 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan.

Semoga bermanfaat.

Kunjungi  hrd-practice.blogspot.co.id  untuk memperoleh informasi Ketenagakerjaan dan SDM lainnya.